Comunicação e Suporte

Qualquer Organização tem necessidade e precisa de desenvolver permanentemente Contactos e Relações do Negócio para evoluir e ser sustentável.

Este Módulo funciona como uma extensão de facilidades ao Módulo M140 - Organizações e Pessoas, visando ajudar a responder a essa necessidade permitindo, nomeadamente:

• Registar / mapear adequadamente as Organizações, os Contactos e os Contratos a ter em conta nas Relações do Negócio;
• Uma Comunicação permanente, com Envio e Receção de Documentos / Mensagens de diversos tipos, Gestão de Listas de Contactos para várias finalidades e tratamentos automáticos incluindo envio de emails;
• O desenvolvimento e acompanhamento das Oportunidades de Negócio, em particular no que respeita à sua deteção, constituição e registo dos Eventos relevantes do seu ciclo de vida.

Toda esta atividade pode ser articulada com o nosso Módulo M530 - Gestão da Qualidade para resposta aos requisitos ISO.

Essencial para o planeamento e controlo dos Tempos e Despesas de Pessoas e Equipamentos ligados ao desempenho de Tarefas.

O tempo das Pessoas e muitas vezes o recurso mais caro. Estará o tempo das Pessoas a ser bem aplicado? Gostaria de saber o tempo gasto pelas Pessoas nos diversos Processos para os Otimizar, Reduzir Tempos e Custos e Melhorar o Desempenho da sua Organização?

E os Equipamentos, que uso está a ser feito deles?

E embora o foco seja os Tempos, podem-se registar Despesas e Consumos associados às Pessoas e Equipamentos e às Tarefas desempenhadas.

O Atendimento Web / Helpdesk interno permite- lhe centralizar o apoio aos Empregados no desempenho das suas tarefas. Pode ser também Caixa de Reclamações e Sugestões e muito mais.

Externamente permite o Atendimento Web tanto para Clientes como para os Cidadãos em Geral, do apoio Pós-Venda e Assistência em Geral à interação dos Cidadãos com os Organismos Públicos.

Por exemplo, suporta o Helpdesk tradicional da Informática, o atendimento dos Clientes de um Serviços de Assistência, o atendimento aos Cidadãos que coloquem perguntas à sua Autarquia / Município, um Serviço de Perdidos e Achados, etc.

Essencial para a Qualidade ISO.

Beneficie de uma forma de Comunicação simples, eficaz e controlada de acordo com os requisitos ISO.

Não é como o e-mail em que os assuntos ficam dispersos pelas caixas de correio e não se podem reconstituir nem auditar.

Fica tudo centralizado numa base de dados e acessível na sua totalidade a quem tenha autorização para tal.

E também terá um Caderno Eletrónico Partilhado em que se aponta o que é relevante para os Assuntos e Tarefas em curso.

Como referido no vídeo, o Módulo M505 - Gestão Documental na Web é um dos Módulos que disponibilizamos para uma boa Gestão Documental.

Permite disponibilizar a qualquer Organização um Portal onde a mesma pode arquivar e organizar os seus Documentos, indexar, gerir as permissões de acesso, disponibilizar links de acesso público e privado (que podem ser mandados por Skype, e-mail, etc.), e inclusive gerir tarefas associadas aos Documentos, como controle de versões e aprovações.

Não precisa instalar nada, só precisa ter acesso à Internet e os Usuários autorizados podem começar a colocar, pesquisar e acessar todos os Documentos que o seu perfil de acesso autorizar.

Mas note-se que a Gestão Documental é algo que pode ser bem amplo. Pode ver aqui os 4 Módulos que disponibilizamos para suportar várias áreas de atividade ligadas a Documentos e que podem ser usados de forma independente ou integrada.

Este Módulo baseia-se nos conceitos de Itens e Eventos de Expediente, ligados a Documentos e outros tipos de Objectos, em particular no que respeita à sua Entrada, Saída e Acompanhamento na Organização.

Pode começar apenas pelas Entradas e Saídas do Expediente.

Depois poderá implementar o acompanhamento da Circulação Interna dos Documentos e inclusive os Atos Administrativos sobre os mesmos.

Atos Administrativos como Comentários e Informações sobre os Documentos, determinação de Procedimentos a seguir, Aprovações e Despachos em geral.

E pode implementar também a Digitalização de Documentos e, se quiser, o fim da Circulação de Papel.

E cumprindo sempre os requisitos da Qualidade ISO.

Muitas organizações têm uma biblioteca nem que seja apenas de revistas e livros técnicos, de legislação e outros, para suporte à sua actividade.

Até particulares têm muitas vezes milhares de Itens de todo o tipo cujo cadastro e indexação pode ser feito com o presente Módulo.

E há, claro, as bibliotecas mais tradicionais, por exemplo de Escolas, Autarquias, Associações e outras Entidades.

O âmbito dos Títulos a gerir pode ir muito para além de livros e revistas. Pode incluir Títulos de Músicas, Vídeos, Filmes e Espetáculos, Comunicações, Artigos e Programas de Conferências, Eventos, Blogs, Rádio, TV, etc.

Com este Módulo pode gerir essas Bibliotecas e Títulos, da Organização Temática, ao Cadastro dos Títulos, sua ligação a Autores e outros Intervenientes, sua Circulação e Empréstimos.

Cabe aos SGQs, Sistemas de Gestão da Qualidade, assegurar que haja conformidade nos Processos, Produtos e Serviços considerados críticos nas Organizações.

Conformidade entre o que existe e acontece, e o que foi estabelecido e dever existir e acontecer. E, caso ocorram inconformidades, contribuir para as resolver.

Para isso, este Módulo suporta um Repositório Geral de Informação e Documentação sobre os Processos do Negócio e as Entidades, Objetos e Eventos relacionados.

Também suporta o tratamento específico e documentável de Eventos como Reuniões, Decisões, Planos, Objetivos e Metas, Comunicações, Testes, Calibragens, Reclamações, Inconformidades e Auditorias, bem como de Itens cuja conformidade deva ser analisada pelos SGQs, sejam procedimentos dos Processos, competências e outros atributos das Entidades, ou características de Produtos e Serviços.

Disponibiliza Alertas, Estatísticas e Outputs Dinâmicos e integra-se com a nossa Gestão Documental.

Quer ter Qualidade ISO.

Isso exige que a sua Organização seja avaliada por Terceiros, e que Terceiros sejam avaliados pela sua Organização.

Terceiros que poderão ser Clientes e Fornecedores, mas também outros com os quais a sua Organização se relacione.

Para isso pode contar com este nosso Módulo para gerir, na Web, os seus Processos, Subprocessos e Avaliações de e por Terceiros.

E tudo de forma integrada com o nosso Módulo M530 - Gestão da Qualidade, caso o tenha também subscrito.